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事務所の時短活動

 今までうちの事務所では恒常的な残業超過体質が払拭できず、所長として頭を悩ませてきました。

 少々の残業なら良いのですが、毎日深夜残業と言われる時間帯に及んで仕事をしているスタッフ達。まさに不夜城のイメージでした。

 文句も言わず良く頑張ってくれることは所長としてもちろん嬉しい限りですが、所長としてこれを恒久的に放置しておくことはできません。

 この問題を根本的に解決するのは不可能ではないかと思ったこともありますが、やはり勇気を持って解消する方向に踏み出さなければならないと考えました。

 残業時間の圧縮には、一人当りの業務容量の問題(事務所の収益性の問題とも連動します。)やスタッフ一人一人の効率的な業務に対する意識の問題(改めて問い直してみないと問題が顕在化してこない厄介なものだと思います。)、事務所の業務運用の効率化など、解決のために取り組む問題が数々あります。

 

 ということで、そのとっかかりとして平成22年4月1日から、事務所のサーバーを20時に強制的にダウンするという処置をとりました。サーバーが止まっても無理をすれば仕事ができるのですが、人間の心理としては帰るきっかけにはなると考えての措置です。

 これをスタッフに提案した当初はスタッフからサーバーを20時に止めるリスクの指摘も受けましたが、結果的に強行しました。

 これがすべてと言う訳ではありません(色々と細かいハンドリングを工夫はしました。)が、スタッフの間にも20時までに要領良く仕事をこなしてしまわねばという意識変化が生じたのでしょう。統計的にこの処置をする前後で劇的な残業時間の圧縮が図られました。

 また昨年末には19時以降の残業については残業申請書に残業でこなさねばならない仕事について明確に記載して署長の許可を得なければ残業ができない体制にしました。

 残業時の仕事の内容を明確化することで、業務効率がアップすることを狙っての事です。

 これの効果もしっかりと出て、今ではスムーズに行けば19時前には概ねのスタッフが帰っているような状況になりました。もちろん例外はありますが...。



 ありがたいことです。

 もちろん事務所の業務運用の方法を単純に変えたことだけで残業時間が圧縮できた訳ではなく、スタッフの一人一人が最初の運用方法の改定時の違和感を乗り越えて、真剣に残業時間の短縮に取り組んでくれたお陰と思っています。

 まだまだ残業時間の圧縮については完全解決の域には達していませんが、大きな壁を一つか二つ乗り越えれた状態にあります。

 これから会計事務所にとって確定申告期という繁忙期に入りますが、この繁忙期でも何とか世間一般の常識の範囲内での残業時間で乗り切っていける状態にハンドリングができればありがたいと思っています。

 この時期の超過残業が解消できれば、わが事務所での残業時間問題も概ね解決ができた状態と宣言してもいいのかなと思っています。

 この時期の残業時間の圧縮がもし失敗したなら、しっかりと原因追究をして来年にリトライすればいいのですが、何とか今回のハンドリングで成功裏に持って行きたいなあと願っています。

 野垣会計事務所の挑戦の一つです。



 
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プロフィール

野垣 浩

Author:野垣 浩
 
 大阪府池田市で公認会計士・税理士事務所 を経営。税務や会計の切り口から中小零細企業の良きビジネスドクターたらんと頑張っています。

 28歳までスキーの世界で飯を食べていましたが、それから一転して公認会計士を目指し、36歳で独立して公認会計士・税理士の事務所を経営するようになりました。この世界では変わり種です。

 さすがにもうアメリカンットボールの試合に出場(高校時代は大阪代表になっていました。)することは無くなりましたが、週末には長距離ランイングやロードレーサーで周囲を走り回り、ロードレーサーやトライアスロン、フルマラソンの大会に出場しては惨敗を繰り返している元気な53歳です。

 守秘義務の関係で業務上の詳細は書けませんが、日常業務の折々の雑感やプライベートの出来事を書いていこうと思っています。

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