FC2ブログ

便利な時代 事務所管理システム(OMS)について考える

 うちの事務所はTKCの事務所管理システム(OMSと言います。)を使っているのですが、まあ便利なもんです(決して㈱TKCに媚びを売るつもりで書いているのではありません。悪しからず。)。

 3連休の最終日の夜。先ほどのブログを書いた後に、そう言えば先週末のスタッフからの日報についてまだ目を通していなかったなあと思い、OMSを起ち上げて急いで確認。

 ビールを飲んだ後ですから、いささか不謹慎な状態ですが、とりあえず拙速を尊ぶという事で...。

 自宅に居て、寛いだ雰囲気の中でも、明日からのウィークデイを前にして先週のやり残しの仕事を片付けてしまえる有難さ。またスタッフからの連絡事項も思いの外いっぱい有ったので、今晩の内に目を通しておいて良かったなあと思います。

 このOMSという事務所管理システムは、私の仕事上のメールはもとより、スケジューラーと日報、巡回監査報告書、さらにイントラメールなど全てがパッケージされているのですが、細かな不満は有るものの、大局的に見ると相当便利なものです。事務所を創業した20年ちょっと前にはいずれも無かったものですが、これらのお蔭でうちの事務所の業務効率や品質は格段に上がったと思っています。



 特にうちの事務所では仕事の内容を日報や巡回監査報告書で遣り取りするという行為を非常に重視しているのですが、これを使っているとこの辺りの運営がしっかりとできるのでありがたいなあと思っています。

 事務所を起ち上げた当初はなかなか業務報告を書面でするという習慣が根付かず、とうとう退職するまでこういった書面報告と向き合わなかったスタッフも居た(ちゃんとした企業では当たり前の事でも、草創期の事務所ではなかなかこういった習慣を定着させるのに時間がかかりました。)のですが、今ではどのスタッフも真面目に書面報告に向き合ってくれるようになりました。

 こういった日報や巡回監査報告書の良いところは、関与先で起こった事実関係をそのまま写実的に報告する事(上司が客先に出向かずともある程度の状況は認識できます。危ないという兆候も事前に発見できる可能性がグンと上がります。)はもとより、それに対してスタッフ自身がどのように考え、対策を打ち、課題が残っているのかを文章化する訳ですから、スタッフ一人一人の仕事の力量が完全に見える事です。まあ、この部分は日報をしっかりと読んでいると誤魔化しの効かない世界のような気がしますので、スタッフの能力評価がかなり正確に出来るようになったと思っています。

 また、スタッフの仕事に対するモチベーションの高低も観察ができます。スタッフがやる気満々の時の日報なんて、質がどうのこうのという事だけでは無くて、読んでいるこちらまで何だか楽しい気持ちにさせられるようなものがあります。って事は逆もあって、気持ちの落ちている時はこちらもハラハラ。特に深刻なものは単なる帳尻合わせだけをしていて、客先でオイオイと言いたくなるような態度で接している状況まで想像できたりして...。もちろん本人は誤魔化し切っていると思っているのでしょうが、完全にサボッているなあと思える部分が見える事もあります。

 さらにスタッフの仕事における成長を助ける道具にもなります。頭で考えていることを文章にする上での上手い下手もある(1年も頑張れば最低限の文章は書けるようになるものです。だいたいお客さんに経営を指導する仕事をしている者が文章を書くのが苦手だというのは???な事だと思うのですが。)のですが、そもそも頭の中で考えていない事は書けません。

 いざ上司が出てきてあっさりと問題解決をしても、日報などを書いて自らの仕事の振り返りの習慣を持っていないと、何となく自分の力で解決できた事のように錯覚しがちで、自分の力を過大評価しがち(人間はかなりの確率で物事を自分が心地良く思える結果に書き換えて覚えようとする習性を持っているように思います。まあ、そう思っていないと生きて行き辛いという事もあるのでしょうね。自己防衛の一種なんでしょうね。)です。問題はこの自分自身を過大評価するという事。これをやり出すとほぼほぼその人の進歩、成長は止まってしまいます。この錯覚をある程度引き剥がす効果があるように思います。

 私は、こうして提出された日報に対して可能な限りマメにコメントを付ける事にしています。スタッフに報告を求めているのですから、それに対して上司も誠実に向き合って反応しないと片手落ちですものね。スタッフ数が多くなってくると、どうしても全てのスタッフと日常的に顔を合せて声を掛けるという最低限のコミュニケーションが疎かになりがちです。まだまだ10数名の規模ですから頑張ればできる範囲ですが、日報は確実に毎日提出されるものですからその都度真面目にコメントするというのはこういったコミュニケーションを積極的に補完する行為にもなります。

 まあ、これからはAIが積極的に私たちの仕事に導入されてきて、作業的な部分はドンドンと簡略化されていくように思います。ただAIが代替できないのは、出された成果物を分析、評価、判断して、処方箋を考え、しっかりとお客さんにお伝えする部分。いわゆる専門能力を駆使して考えて伝えるという部分だけは最後まで私たちの手元に残る仕事になると思います。そういった部分の力を付けるという意味では、上司とスタッフの間で業務における問答を日常的に展開するというのは本当に大事な事なんだろうなあとつくづく思います。そういった意味では教育ツールでもある訳ですよね。

 まあ、どんなものでも当事者が真面目に向き合わなければ成果は手に入りませんが、考えてみれば日報や巡回監査報告書ってものは本当にありがたいもんですね。
スポンサーサイト



コメントの投稿

管理者にだけ表示を許可する

プロフィール

野垣 浩

Author:野垣 浩
 
 大阪府池田市で公認会計士・税理士事務所 を経営。税務や会計の切り口から中小零細企業の良きビジネスドクターたらんと頑張っています。

 28歳までスキーの世界で飯を食べていましたが、それから一転して公認会計士を目指し、36歳で独立して公認会計士・税理士の事務所を経営するようになりました。この世界では変わり種です。

 さすがにもうアメリカンットボールの試合に出場(高校時代は大阪代表になっていました。)することは無くなりましたが、週末には長距離ランイングやロードレーサーで周囲を走り回り、ロードレーサーやトライアスロン、フルマラソンの大会に出場しては惨敗を繰り返している元気な53歳です。

 守秘義務の関係で業務上の詳細は書けませんが、日常業務の折々の雑感やプライベートの出来事を書いていこうと思っています。

最新記事
最新コメント
最新トラックバック
月別アーカイブ
カテゴリ
電力使用状況&電気予報
名言

地球の名言 -名言集-

検索フォーム
RSSリンクの表示
リンク
ブロとも申請フォーム

この人とブロともになる

QRコード
QR