倉庫整理

 4月6日。金曜日。

 今日は朝から若手スタッフと二人で事務所の倉庫整理。開業して22年になるとお客さんの資料を保存するファイルボックスが膨らんで来てたいへんです。10年ほど前からお客さんの資料の類は電子保存するようにしているのでここ最近はペーパーでは増えていないのが救いですが。



 事務所の隣にマンションの一室を借りて、廃業や清算などの理由で顧問契約が終わったお客さんのファイルボックスを保管する倉庫(もちろん他の各種什器備品なども保管してありますが。)として使っているのですが、ここで不要な資料を探し出してスッキリと片付ける作業に没頭しました。

 まあ、なんでもかんでも捨てれば良い物でもなく、永久保存した方が良い資料もありますし、会社法の関係から最低限保存しておかなければならない年限もあるので、いちいち捨てるものと保管するものを判断していかねばならないのがたいへんです。

 途中で来客があり2時間半ほどは抜けたのですが、全ての作業が終わったのが18時過ぎ。もう汗ダクです。

 とりあえず隣のマンションに借りている倉庫はスッキリしましたし、これから一年毎に償却していくファイルボックスもきっちりと付箋で期限表示できたので、粛々と整理が進んでいく仕組みも作れました。



 後は、事務所の執務室横の倉庫にある現行のお客さんのファイルボックス内の資料の更新作業が残っています。これも電子保存する以前のペーパーの資料が結構溜まっているので、永久保存が必要でないものについては時効年限を意識して廃棄したり、ペーパー保存のものを電子保存し直したりして保管総量を圧縮していく予定です。これはひとつひとつ細かい判断が必要になるので、担当スタッフに任せないと駄目なんですが。

 10年前に事務所を大規模リフォームしたのですが、使いづらい不満箇所も明確に把握できていますし、当時と比べてスタッフも劇的に増えたことですし、さらに痛んできた部分の修繕も兼ねて近々事務所を再リフォームする予定ですが、その前作業として倉庫容量を圧縮するために頑張っているところです。

 また最終的には、お客さんの資料の保管方法を抜本的に見直して、属人的に仕事をこなしてきた既存の体制を見直して組織的に粛々と仕事を進めやすいような様式に作り替えていく予定です。

 たかだか顧客資料の保管の問題ですが、されど働き方の問題にまで行き着く大切な問題であると認識を新たにして取り組みを加速させているところです。

 
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プロフィール

野垣 浩

Author:野垣 浩
 
 大阪府池田市で公認会計士・税理士事務所 を経営。税務や会計の切り口から中小零細企業の良きビジネスドクターたらんと頑張っています。

 28歳までスキーの世界で飯を食べていましたが、それから一転して公認会計士を目指し、36歳で独立して公認会計士・税理士の事務所を経営するようになりました。この世界では変わり種です。

 さすがにもうアメリカンットボールの試合に出場(高校時代は大阪代表になっていました。)することは無くなりましたが、週末には長距離ランイングやロードレーサーで周囲を走り回り、ロードレーサーやトライアスロン、フルマラソンの大会に出場しては惨敗を繰り返している元気な53歳です。

 守秘義務の関係で業務上の詳細は書けませんが、日常業務の折々の雑感やプライベートの出来事を書いていこうと思っています。

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